Інструкція по роботі в Doc.Smart-era

Doc.Smart-Era – сервіс для обміну документами в електронному вигляді.

Все що необхідно для початку роботи та обміну з первинними документами:

Пройти реєстрацію в сервісі;
Додати вашу організацію та підтвердити КЕП (кваліфікований електронний підпис);
Налаштувати доступ співробітникам до організацій, роботу з документами та етапи погодження підпису.

Вхід та реєстрація

Для отримання від нас в електронному вигляді договору та первинних документів, необхідно при першому вході пройти просту реєстрацію (реєстрацію від організації або ФОП з яким будете заключення договору).

Перейдіть за посиланням (рекомендовано в браузері Google Chrome) та натисніть Зареєструватися. Або ж здійсніть перший вхід за допомогою ключа директора (кнопка ключа):

Виконайте наступні дії та натисніть кнопку Зареєструватися:

№	Дія
1	Вкажіть Ім'я директора
2	Вкажіть Прізвище директора
3	Вкажіть по батькові директора
4	Введіть Email — пошту, до якої у Вас є доступ (на пошту прийде підтвердження реєстрації, та будуть сповіщення про отримані документи)
5	Введіть Пароль (від 6 символів)

Після завершення реєстрації на вказану електронну адресу надходить лист для підтвердження. Перейдіть за посиланням у листі та введіть логін і пароль, які ви вказали під час реєстрації.

Налаштування для початку обміну первинними документами з контрагентами. Додати організацію

Після успішного підтвердження та першого входу в doc.smart-era.ua вкажіть дані юридичної особи / ФОП. Для цього в боковому меню оберіть розділ ЄДРПОУ (1) та натисніть кнопку Створити (2):

Вкажіть ЄДРПОУ/ІНН та натисніть на іконку кнопки Пошук:

Вкажіть потрібні дані по організації/ФОП та натисніть кнопку Створити:

Для підтвердження даних підпишіть їх ключем директора. Виберіть місце розташування ключа на вашому комп'ютері: якщо це файловий ключ — оберіть Ключ, якщо ключ зберігається на захищеному носії — оберіть Носій:

Оберіть з випадаючого списку АЦСК, в якому було отримано КЕП:

Вкажіть шлях до ключа та пароль від нього і натисніть кнопку Зчитати ключ:

Натисніть кнопку Підписати:

Завантаження уставних документів

В розділі ЄДРПОУ / ІПН під створеною організацією/ФОП натисніть кнопку Додати документи:

Оберіть тип документа із випадаючого списку, завантажте його та натисніть кнопку Зберегти:

Важливо!

Документи, обов'язкові для завантаження:

Виписка з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців;
Витяг з реєстру платників ПДВ або Витяг з реєстру платників єдиного податку;
Для юридичних осіб, наказ про призначення директора.

Після завантаження документів підпишіть їх ключем директора, натиснувши кнопку Підписати:

Налаштування посади та співробітників

Щоб додати співробітників, в розділі Посади натисніть кнопку Створити.

Вкажіть посаду та натисніть кнопку Створити.

Щоб налаштувати права для роботи з документами для співробітників,попередньо в розділі Співробітники натисніть кнопку Створити:

Заповніть поля форми та натисніть Закрити для скасування налаштувань або Створити для створення співробітника:

№	Дія
1	Вкажіть Ім'я директора
2	Вкажіть Прізвище директора
3	Вкажіть по батькові директора
4	Введіть Email — пошту, до якої у Вас є доступ (на пошту прийде підтвердження реєстрації, та будуть сповіщення про отримані документи)
5	Виберіть з випадаючого списку ЕДРПОУ юридичної особи
6	Виберіть з випадаючого списку посаду співробітника
7	Виберіть потрібну дію: Для додавання співробітника натисніть + Для видалення співробітника натисніть —

Налаштування прав до первинних документів

Для налаштування доступу до первинних документів в боковому меню оберіть розділ Посади. В таблиці зі списком співробітників в колонці Дія натисніть Редагувати навпроти посади конкретного співробітника:

Щоб надати права співробітнику, поставте позначку в чекбокс з запропонованим доступом навпроти потрібного документу та натисніть кнопку Оновити:

інформація

Можна надати доступ або до одного документу, або до декількох, або до всіх

Налаштування послідовності підпису документів

Для налаштування послідовності підпису в боковому меню оберіть розділ Типи документу. Навпроти потрібного документа натисніть кнопку Додати умову:

Оберіть посаду співробітника, підпис якого має бути на вихідних або вихідних документах та натиснніть Створити:

Перемикання між власними організаціями

При натисканні на поточну організацію відкривається випадаючий список зі всіма організаціями, які додані в Doc.Smart-Era та Ви маєте доступ до них. Оберіть необхідну організацію:

Завантаження та відправка документів контрагенту

Для того, щоб надіслати контрагенту первинний документ, оберіть в боковому меню розділ Документи. Створіть контрагента, натиснувши кнопку Додати:

У спливаючому вікні Створення заповніть поля форми:

№	Дія
1	Вкажіть назву документу
2	Оберіть з випадаючого списку тип документу
3	Оберіть з випадаючого календаря дату створення документу
4	Вкажіть номер документу
5	Оберіть на власному пристрої файл, який необхідно завантажити
6	Вкажіть сумму, на яку створено документ
7	Вкажіть суму ПДВ у документі
8	Вкажіть суму документа без ПДВ
9	Виберіть потрібну дію: : Скасувати — для скасування налаштувань Створити — для створення контрагента

Після успішного створення в нижньому правому кутку сторінки відобразиться відповідне повідомлення:

Для перегляду списку контрагентів натисніть кнопку Переглянути:

Для вибору контрагента натисніть на кнопку Вказати контрагента:

В полі Пошук вкажіть або ЄДРПОУ, або ІПН, або ім'я контрагента. Натисніть кнопку Зберегти — для пошуку контрагента або Скасувати — для скасування:

Після того, як контрагента було встановлено, переключіть перемикач напроти контрагента, який має підписати документ та натисніть кнопку Зберегти:

Якщо необхідно зробити вкладення до документу, натисніть кнопку Додати:

Вкажіть шлях до файлу та натисніть кнопку Зберегти:

Після чого натисніть кнопку Надіслати та підтвердьте операцію, натиснувши кнопку Підтвердити:

Після відправки, на екрані з'явиться сповіщення про статус відправки. Переглянути послідовність дій по документу можна в правій частині документу:

Вхід та реєстрація​

Налаштування для початку обміну первинними документами з контрагентами. Додати організацію​

Завантаження уставних документів​

Налаштування посади та співробітників​

Налаштування прав до первинних документів​

Налаштування послідовності підпису документів​

Перемикання між власними організаціями​

Завантаження та відправка документів контрагенту​